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Auch wenn Kommunikation übers Internet inzwischen ein alter Hut ist, manche Leute beherrschen noch immer nicht die einfachsten Grundregeln. Dazu zählen:
Verwenden Sie keine offene Verteilerliste.
Es hat niemand etwas dagegen, wenn Sie zwei, drei Freunden oder Mitarbeitern eines Projektes via CC eine identische E-Mail senden. Aber sobald es um mehr als fünf Adressaten geht, oder wenn die Adressaten nichts miteinander zu tun haben, Finger weg von CC. E-Mail-Adressen sind privat und sollen es auch bleiben.
Unternehmer, die per E-Mail oder Newsletter mit Kunden in Kontakt treten, sollten aus einem weiteren Grund unbedingt auf den CC-Verteiler verzichten: Provider brandmarken den Absender als Spammer übelster Sorte. Was heißt, egal was Sie in Zukunft wem per E-Mail senden, es landet im Spamordner. Oft schon, bevor der Adressat eine Chance hat, die E-Mail zu sehen.
Versenden Sie nicht ungefragt Dateien, die größer als 1-2 MB sind.
Auch wenn Sie selbst per DSL surfen, es gibt viele Menschen, die eben DSL nicht nutzen können. Oder die ihre E-Mails per Handy abrufen. Monsterdateien sind auch hier absolut unerwünscht, verursachen enormen Traffic und zusätzliche Kosten.
Deponieren Sie dicke Dateien lieber online und senden Sie Ihren Lesern den Link dorthin und nennen Sie zugleich auch einen Grund, warum es sich lohnt, Ihre Datei downzuloaden. Wenn Sie selbst keinen Website betreiben, nutzen Sie einen der zahlreich vorhandenen, preiswerten Speicherplätze im Internet.
Nerven Sie nicht mit Lesebestätigungen
Nicht alles, was Outlook und Co technisch beherrschen, muss man verwenden. Lesebestätigungen sind lästig, weil sie Adressaten drängen, zu reagieren. Wenn Sie unbedingt wissen wollen, ob Ihre wichtige E-Mail angekommen ist, haken Sie nach. Per E-Mail – oder telefonisch. Aber lassen Sie sich damit ruhig etwas Zeit. Nicht jeder ruft stündlich oder gar im Minutentakt seine E-Mails ab.
Versenden Sie keine werblichen E-Mails an Menschen, von denen Sie kein Einverständnis haben. Niemals. Noch nicht einmal zur Probe.
Ist es schon Werbung, wenn Sie einen Unbekannten per E-Mail fragen, ob er zukünftig Ihren Newsletter lesen möchten? Ja, klar! Ebenso verstößt es gegen geltendes Recht, wenn Sie an diese Personen einen Newsletter versenden und im Abspann auf einen Abmeldelink verweisen. Und bei potenziellen Auftraggebern per Massen-E-Mail anzuklopfen, um die eigenen Dienste anzupreisen, ist auch nicht drin.
Wenn Sie sich bewerben möchten, nutzen Sie statt dessen die Website des möglichen Auftraggebers, fahnden Sie nach Ihrem Ansprechpartner und schreiben Sie dann einen echten Brief. Er kommt bestimmt besser an.
Schreiben Sie verständliche Betreffs
Eine leere Betreffzeile gehört noch zu den harmlosen Exoten. Betreffzeilen, in denen der Absender steht, wirken ungewollt komisch. Verwirrende Betreffs wie „Re AW Re re aw da war noch was“ muten dem Leser schon so Einiges zu. Wenn Sie sicher sein möchten, dass Ihre E-Mail nicht im Spamfilter oder vom Adressaten in den Papierkorb verschoben wird, schreiben Sie ausnahmslos relevante und verständliche Betreffs.
Zitieren Sie, aber bitte richtig
Nichts ist schlimmer als ein E-Mail-Thread, bei dem nicht klar ist, was, wer, zu welchem Thema geschrieben hat. Es ist zwar üblich, Teile des alten Inhalts noch einmal mitzusenden, damit der Leser den Faden nicht verliert. Das Endergebnis muss jedoch klar lesbar sein. Texteinschübe, Sonderzeichen helfen dabei. Wie das genau geht, verrät seit Jahren die Website Learn to quote
Nutzen Sie vor dem Versenden die Rechtschreibprüfung
Fehler passieren. Weniger Fehler passieren, wenn man vor dem Versenden den Text noch einmal überfliegt und die automatische Rechtschreibprüfung drüberlaufen lässt. Der Leser dankt es Ihnen.
Schreiben Sie Klartext
Sie meinen es nur gut, ich weiß. Aber wenn Sie Abkürzungen verwenden, die außer Ihnen kaum jemand kennt, bleibt der eigentliche Sinn Ihrer E-Mail verborgen. Ähnliches passiert wenn Sie kryptische Wortfetzen schreiben, vage Andeutungen machen, auf Punkte und Kommas verzichten oder grundsätzlich alles klein schreiben. Wenn Sie möchten, dass der Leser Sie versteht, schreiben Sie bitte Klartext.
Sie finden, den Artikel hätte ich mir sparen können, weil alles ohnehin bekannt ist? Warum werde ich dann immer wieder mit unnötig dicken E-Mails bombadiert? Warum landen fast monatlich Bewerbungen in meinem Postkasten, die an „sehr geehrte Damen und Herren“ gerichtet sind? Warum entdecke ich meine E-Mail-Adresse neben zig anderen im offenen Verteiler? Warum kriege ich regelmäßig bombastische Newsletter, die gut und gerne 3 MB dick sind. Unverlangt! Und ohne eine Chance, mich selbst vom verhängnisvollen Verteiler zu streichen? Warum ploppen immer wieder Fenster auf, in denen steht, der Absender erwartet eine Lesebestätigung? Warum schaffe ich es nicht, einen E-Mail-Thread zu verfolgen, obwohl doch der Inhalt nach 3 Mal hin und her komplett vorhanden ist – bloß leider wild verstreut. Die Liste der Grausamkeiten im E-Mail-Postfach ist leider ziemlich lang.
Irgendwie habe ich das Gefühl, in den letzten Jahren wissen die neuen Teilnehmer der schönen bunten Internetwelt immer weniger. Und sie wissen schon gar nicht, was sie anderen damit antun.
